自然醒的博客

使用 GTD 优化自己的工作和生活

· shenfq

算起来工作已经四个年头了,刚开始工作就在使用 TODO 工具,比如 OneNote、奇妙清单(现在叫:微软 TODO)、滴答清单。但是,在用的过程中很多 TODO 直到项目结束了,依然是 TODO。

直到最近遇到了 GTD,简直是打开了新世界的大门。

尽管去做Getting Things Done / GTD),是一种行为管理的方法,也是戴维·艾伦写的一本书的书名。

GTD 的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。

清空大脑§

GTD 的第一步就是清空大脑,没错就是需要清空,只有清空后才能专注于一件事件,这样才能事半功倍。

如果你的大脑空空如也,总是处于一切就绪的状态,那么它就会向一切事情敞开大门。

我们时常会因为脑子里面装了太多事情,在做一件事情的时候不能完全的集中精力,心里还一直在心心念念着另外一件事情。有时候 A 项目处理到一半,突然产品过来找你,让帮忙修改 B 项目的一个样式问题,多个悬而未决的问题围绕着你,让你感到力不从心。

人的大脑就像计算机的 CPU,是一个处理信息的运算设备,而不是一个存储设备,你每次只能同时考虑两三件事。就像让 CPU 进行高速运行一样,必须保证内存里排队的任务尽可能的少,而不是把内存塞满,不堪重负。所以,我们需要尽可能的减少 CPU 缓存内的任务。

将大脑清空的方法就是把脑袋里的所有的事情全部倒出来,不管轻重缓急还是是否在进行中。把所有的事情收集起来,可以使用便利贴、本子,或者直接记录在手机的备忘录上。当然,也可以使用专业的工具,比如 mac 上面自带的提醒事项。

接下来会通过 mac 的提醒事项来演示 GTD 的流程,将提醒事项中的默认列表修改为收集箱,然后把脑子里面要做的事情都倒进去。

理清事情§

把所以的事情放到了收集箱之后,我们就需要来处理这些事情,按照一个科学的方法进行归类。而 GTD 就提供了这样的一套方法论,你只需要回答『可以』或者『不可以』,就能快速的进行归类。

GTD

拿出之前放到收集箱的事情,一一排查:

买一部 iPhone 13:最近看到网上很多 iPhone 13 的爆料,导致我有了这样的想法,而 iPhone 13 现在还没有发布,所以这个事情目前是不可以行动的,这个时候就该把这个事情放入的可能清单, 等 iPhone 13 发布之后再来思考。

去献血:因为早上来公司的路上,看到了一台献血车,所以脑子里就有了一个献血的想法。然后我去咨询了一下我的医生朋友,发现高度近视是不能献血的,那这个事情也是我不可以行动的,而且未来也没办法行动,这时候就只能把这个事情删除(或者说放入回收站)。

重构我的个人博客:这件事情我当前可以做,但是明显不是能一次性搞定的,所以,我要新建一个项目清单,好好规划一下如何进行重构。

开具收入证明:这需要先在公司内部 OA 提交申请,然后需要公司行政进行审核,所以这不是我一个人能够完成的,需要等待行政的审核。所以,这件事情需要放入到等待清单

还信用卡:招行今天发短信提醒我:今天是还款日。这件事情只需要把手机拿出来,在 App 很快就能操作完,所以,我可以立马做完这件事,然后直接标记完成。

管理后台新增内测审核:这是今天产品给我的需求,需要我在今天完成,这显然不是两分钟内能完成的需求,我可能会用下午两个小时的时间来完成这个需求,所以这是一个待执行的事情,我需要把这个事情放到执行清单

下午四点 202 会议室开会:这个事情有已经明确的时间,我们可以直接在提醒事项里面设置这个事情的时间,到时候它就会主动进行提醒。当然,如果按照软件的规范来填写事情,它会主动建议你一个时间。

不过,四点开会,四点的时候才提醒你,好像不够智能,只能手动把时间提前十分钟🤔。

到点进行提醒

跳绳一千个:最后这个也是不能立刻完成的,需要下班后,在家有空闲的时间再来做,当然也可能出现其他的事情打断了我的计划。按照我的想法,我一般会把这个事情放到执行清单,然后设置一个时间,比如晚上八点,让提醒时间能弹出一个通知提醒我。

时常回顾§

使用 GTD 的时候,需要经常把脑子里的事情放到收集箱,然后还要固定的时候去整理收集箱,将收集箱的事情按照前面的流程进行归类。听起来很繁琐,实际上也解决了我生活和工作中的很多问题,让很多事情都有了规划,不会因为某件事被我遗忘到了角落,突然来的时候会手忙脚乱。

除了对收集箱的整理,还需要定期回顾一下自己的清单,在可能清单中,是不是有什么事情可能拿出来做一做了,或者确认一下等待清单里面的事情,是不是已经处理完成了。

根据我的经验,回顾往往比前面的记录和归类更加难坚持。如果没有定期地进行回顾,前面记录的所有 TODO 都会变得没有意义。

mac 的提醒事项比较好上手,但是还是缺少一些智能化的功能。推荐我用了两年的 滴答清单,不仅颜值高,而且支持标签、日历、打卡、番茄钟等一系列功能(PS:不是广告,我没收过钱 🤣)。

总结§

我也只是学到了 GTD 的一点点皮毛,很多东西也还在摸索和迭代的过程中。GTD 的方法论可能并不适合每个人,可能会有人觉得做这些事情会更加繁琐,甚至耽误了自己的时间。不过,我还是建议你可以试试,毕竟你还那么年轻试错的成本很低,万一对你有帮助呢?